Основные функции электронного документооборота

Обмен бумажными документами занимает много времени, кроме того существует достаточно большой риск потери документов, а значит, и информации.

Решить эту проблему поможет ЭДО. Основные функции электронного документооборота заключаются в снижении этих рисков, сокращении затрат на переписку, печать и хранение документов и в ускорении делопроизводства.

Возможности ЭДО

Система ЭДО позволяет:

• автоматически создавать номенклатуру дел для документов;
• определять категории документов;
• структурировать хранение документов в соответствии с организационной структурой компании.

Документы могут быть помечены QR-кодами, что упрощает их идентификацию и сканирование для последующей обработки. Система может распознавать письма, классифицировать их по типам и автоматически направлять на соответствующую обработку, минимизируя ручное вмешательство. ЭДО также дает возможность создавать различные типы документов (заявки, служебные записки и приказы) в автоматическом режиме, упрощая процесс их подготовки и утверждения. Приложение может интегрироваться с внешними сервисами, что позволяет эффективно вести договорную работу, включая переговоры, согласования и подписание договоров.

Другие не менее важные функции:

• система ЭДО может автоматически проводить проверку контрагентов на предмет соответствия законодательству и внутренним правилам компании, обеспечивая безопасность взаимодействия;
• система обеспечивает полный цикл работы с договорами, от создания и согласования до подписания и архивирования. Она позволяет автоматически определять маршруты согласования для документов, что ускоряет процесс принятия решений;
• интеграция онлайн-редакторов позволяет совместно работать над документами, просматривать изменения и вносить правки без необходимости загрузки файлов. В системе присутствует большое количество шаблонов документов, что упрощает и стандартизирует процесс их создания;
• в ЭДО можно отразить структуру организации и назначать задачи исполнителям в соответствии с этой структурой;
• каждый специалист имеет возможность создания и назначения задач на исполнение с учетом сроков и приоритетов. При слишком активном графике работники могут выставить автоматическую выдачу поручений в зависимости от определенных сценариев и событий;
• система имеет механизмы контроля и оповещения об истекающих сроках выполнения задач;
• у каждого сотрудника есть возможность генерации отчетов о выполненных задачах и поручениях для анализа и мониторинга. Это особенно полезно при необходимости сдачи подробного отчета о проделанной работе.

И это далеко не все возможности, которые открывает система электронного документооборота. Она выполняет функции единой информационной среды, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы, которые связаны с документооборотом

Похожие статьи:

Про авто 23 → Как можно самому расшифровать VIN-код: этапы процесса

Про авто 33 → Центр сертификации и стандартизации: для чего нужно получать сертификат, как проходит процедура

Про авто 22 → Руководство по обслуживанию авто: почему стоит ему следовать